Základom spokojnosti s týmto systémom je, že si musíte uvedomiť jednu dôležitú vec. CRM systém musí v prvom rade slúžiť vám a nie naopak.
V každom podnikaní je dôležité mať dokonalý prehľad o kontaktoch, a to z toho dôvodu, aby si firma udržala spokojných zákazníkov. Pri výbere systému CRM (Customer relationship management) je potrebné sledovať ponúkané funkcie. Je všeobecne známe, že získať nového zákazníka je niekoľkokrát drahšie, ako si udržať súčasného. Zabránenie odchodu súčasného zákazníka môže firme priniesť viac zisku ako príchod nového. Aby ste sa o svojich súčasných i potenciálnych zákazníkov mohli správne starať, je potrebné disponovať dobre fungujúcou databázou, z ktorej budete automaticky riadiť všetky činnosti, ktoré sú s tým spojené.
Ako si udržať spokojného zákazníka?
V prvom rade je dôležité venovať mu starostlivosť a poznávať jeho potreby. Pomocou CRM môžete k svojim klientom priraďovať rôzne informácie, ktoré vám pomôžu pri poznávaní týchto potrieb. Môžete si ich taktiež deliť do rôznych skupín, vami zvolených kategórií, podľa rôznych kritérií a podľa toho danému klientovi poskytovať skutočne adekvátne služby.
V kvalitnom CRM programe by ste mali nájsť prehľadný zoznam kontaktov, podrobné informácie k týmto kontaktom, a to vrátane ukladania dokumentov, zasielanie newsletterov, plánovanie a vyhodnocovanie kampaní, história kontaktov a jednoduché vyhľadávanie a filtrovanie. Pri výbere CRM systému je vhodné zhodnotiť zložiťosť ovládania pre užívateľov. Zložitý systém bude totiž pre vašich pracovníkov skôr na obtiaž ako na úžitok.
Centrálne úložisko informácií je taktiež prínosom pre obchodníkov. S rastúcim počtom kontaktov je takmer nemožné si zapamätať potreby a požiadavky jednotlivých klientov. Systém by tak mal zaistiť pripomínanie dôležitých úloh a ihneď ukázať informácie o klientovi, aby ste mu mohli ponúknuť ideálne riešenie v správnej chvíli. Príležitosti je možné plánovať dopredu. Napríklad autoservis môže do systému priniesť ďalšie výmeny oleja a zákazníkovi sa tak môžete s predstihom ozvať a ponúknuť mu svoju službu.
Nástrahy CRM
Pravdou je, že v okamihu, kedy si zvolíte vhodný CRM systém a venujete dostatok času, či už vašich manažérov alebo budúcich takzvaných kľúčových užívateľov (to znamená budúcich užívateľov z rôznych oddelení, ktorí su naviac ochotní osobne prispieť k zavedeniu CRM systémov), tak sa vám CRM systém dokáže veľmi rýchlo odvďačiť a vrátiť tak náklady, ktoré ste do jeho implementácie vrazili. Naviac, čím rýchlejšie implementácia prebehne, tým menej nákladov s ňou bude spojených a tým skôr sa začne systém sám “splácať”. To je tiež dôvod, prečo sa Microsoft vedľa užívateľskej prívetivosti sústredil aj na tú vývojýrsku, čím docielil to, že doba implementáciue sa bežne pohybuje v rade týždňov.
Aby však CRM systém prinášal vytúžené ovocie, je dôležité tiež maximálnym spôsobom eliminovať najrôznejšie bariéry práce so systémom, ako je napríklad potreba dvojitého prihlasovania alebo nemožnosť práce so systémom mimo kancelárie.